Cómo la norma ISO 37301 puede ayudar a tu organización a cumplir con las regulaciones y mejorar su reputación
ISO 37301 y su importancia en el cumplimiento organizacional
La norma ISO 37301 es una norma internacional desarrollada por la Organización Internacional de Normalización (ISO) que establece un marco para la implementación y gestión efectiva de un sistema de compliance o cumplimiento, es decir, un conjunto de políticas y procedimientos diseñados para garantizar que una organización cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables, así como con los estándares éticos y de conducta.
La norma ISO 37301 proporciona una guía detallada para que las organizaciones desarrollen e implementen un sistema de compliance efectivo que se adapte a sus necesidades y objetivos específicos. La norma aborda temas como la identificación de riesgos, la implementación de controles para mitigar esos riesgos, la capacitación de los empleados y la gestión continua del sistema de compliance.
Fomentando una cultura de cumplimiento para el éxito a largo plazo de la organización
Para lograr el éxito a largo plazo, las organizaciones deben establecer y mantener una cultura de cumplimiento que tenga en cuenta las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas. El cumplimiento no solo es fundamental, sino que también brinda una oportunidad para una organización exitosa y sostenible.
El cumplimiento es un proceso continuo y se logra cuando una organización cumple con todas sus obligaciones. Para que el cumplimiento sea sostenible, debe integrarse en la cultura de la organización y en el comportamiento y la actitud de las personas que trabajan en ella. Aunque el cumplimiento debe mantener su independencia, es preferible que se integre con los demás procesos de gestión de la organización y sus requisitos y procedimientos operacionales.
Demostrando el compromiso con el cumplimiento a través de un sistema de gestión efectivo
Un sistema de gestión de cumplimiento efectivo que abarque toda la organización permite demostrar el compromiso de la organización con el cumplimiento de las leyes, los requisitos regulatorios, los códigos de la industria, las normas de buena gobernanza, las mejores prácticas aceptadas y las expectativas de la comunidad.
Para que el cumplimiento se incorpore en el comportamiento de las personas que trabajan para la organización, los líderes deben aplicar valores fundamentales y normas generalmente aceptadas de buena gobernanza, ética y comunidad. Es fundamental que existan valores claros en la organización y se acepten e implementen medidas que promuevan una conducta de cumplimiento. Si no ocurre en todos los niveles de la organización, existe un riesgo de incumplimiento de cumplimiento.
Confidencialidad y seguridad.
Abogados con secreto profesional en la gestión de un canal de denuncias brindan mayor confidencialidad y seguridad.
Expertos en Compliance
Nuestro equipo de abogados te guía en cada paso, asegurando el cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Un canal de denuncias es un elemento clave para cumplir con los estándares de la ISO 37301, ya que facilita la identificación y el tratamiento de posibles incumplimientos, fomenta la transparencia y la responsabilidad, y refuerza la cultura de cumplimiento y ética en la organización.
Es un proceso colaborativo donde expertos crean normas consensuadas para asegurar calidad, seguridad y eficiencia en diversos sectores.
1.- Planificar:
Se deben establecer los objetivos y metas del sistema de compliance, identificar los riesgos y oportunidades asociados con el cumplimiento normativo, y definir las políticas y procedimientos necesarios para asegurar el cumplimiento.
Identificación de los objetivos del sistema de compliance
Identificación de los riesgos y oportunidades
Definición de políticas y procedimientos
Establecimiento de un plan de implementación
Definición de los roles y responsabilidades
Se deben establecer los objetivos generales del sistema de compliance y definir las metas específicas que se quieren alcanzar. Los objetivos deben ser claros, medibles y coherentes con la misión y valores de la organización.
Es necesario realizar una evaluación de los riesgos y oportunidades asociados con el cumplimiento normativo. Esto implica identificar las regulaciones, leyes y normas aplicables a la organización y evaluar el impacto que podrían tener en la organización si no se cumplen.
Se deben definir las políticas y procedimientos necesarios para asegurar el cumplimiento normativo y ético. Esto implica establecer controles y procesos para identificar, evaluar y mitigar los riesgos identificados, y establecer medidas para monitorear y controlar el desempeño de los controles y procesos.
Es importante establecer un plan de implementación que incluya objetivos claros, plazos, recursos necesarios y responsables. El plan de implementación debe ser realista y tener en cuenta las limitaciones de la organización, como el presupuesto y los recursos humanos disponibles.
Se deben definir los roles y responsabilidades del personal involucrado en el sistema de compliance. Es importante que todos los miembros de la organización entiendan su papel en la implementación y gestión del sistema de compliance y se les proporcionen los recursos y la capacitación necesarios para desempeñar sus funciones de manera efectiva.
2.- Hacer
El paso de hacer en la metodología propuesta por la norma ISO 37301 es la implementación del sistema de compliance planificado en el paso anterior. En esta etapa, se deben llevar a cabo las actividades necesarias para establecer y operar el sistema de compliance.
Implementación de políticas y procedimientos
Monitoreo y control
Establecimiento de comunicaciones:
Establecimiento de registros:
Gestión de incidentes y no conformidades
Se deben implementar las políticas y procedimientos definidos en el paso de planificar. Esto implica establecer los controles necesarios para asegurar el cumplimiento normativo y ético, y capacitar al personal en su cumplimiento.
Es importante establecer un sistema de monitoreo y control para asegurar que las políticas y procedimientos se implementen correctamente y se cumplan los objetivos establecidos. Esto puede incluir la implementación de auditorías internas y la revisión de los informes de cumplimiento.
Es importante establecer una comunicación efectiva en la organización para asegurar que los objetivos del sistema de compliance sean comprendidos y apoyados por todo el personal. Esto puede incluir la implementación de canales de comunicación interna, como reuniones periódicas, boletines informativos y capacitaciones.
Se deben establecer registros y documentación necesarios para demostrar el cumplimiento normativo y ético. Esto incluye documentación de políticas y procedimientos, informes de cumplimiento, registros de auditorías y otros documentos relevantes.
Es importante establecer un sistema de gestión de incidentes y no conformidades para asegurar que se identifiquen, reporten y gestionen adecuadamente los incidentes y violaciones del sistema de compliance.
3.- Verificar
El paso de verificar es fundamental para asegurar que el sistema de compliance se implemente correctamente y se logren los objetivos previstos. Se realizan verificaciones y evaluaciones del sistema de compliance para determinar si se están cumpliendo las políticas y procedimientos establecidos.
Evaluación del cumplimiento normativo
Evaluación del desempeño
Evaluación de la eficacia del sistema de compliance
Revisión y mejora continua
Se deben evaluar los requisitos legales y reglamentarios aplicables y asegurar que la organización los cumpla. Esto incluye identificar las leyes y regulaciones aplicables, evaluar el cumplimiento y tomar medidas correctivas si es necesario.
Es importante evaluar el desempeño del sistema de compliance en la organización para determinar si se están logrando los objetivos previstos. Esto puede incluir la evaluación del desempeño financiero, la satisfacción del cliente y la reputación de la organización.
Se debe evaluar la eficacia del sistema de compliance en términos de prevención de incidentes de compliance y la reducción de riesgos en la organización. Esto implica evaluar la efectividad de los controles y procedimientos establecidos y tomar medidas correctivas si es necesario.
Es importante revisar periódicamente el sistema de compliance para asegurar que se esté manteniendo al día con los cambios normativos y los cambios en el entorno empresarial. Esto puede incluir la revisión de políticas y procedimientos, la implementación de nuevos controles y la mejora continua del sistema de compliance.
4.- Actuar
Enfoque en la toma de acciones para corregir cualquier no conformidad identificada en el paso de verificar. Este paso también se enfoca en tomar medidas para mejorar continuamente el sistema de compliance en la organización.
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Mejora continua
Monitoreo y seguimiento
Se deben tomar acciones para corregir cualquier no conformidad identificada en el paso de verificar. Esto puede incluir la implementación de medidas correctivas para abordar cualquier incumplimiento de políticas y procedimientos, la identificación de causas raíz y la corrección de cualquier problema que haya contribuido a la no conformidad.
Además de tomar acciones correctivas, también se deben tomar medidas para prevenir futuras no conformidades. Esto puede incluir la identificación de riesgos y la implementación de controles para reducir la posibilidad de que se produzcan no conformidades en el futuro.
El paso de actuar también se enfoca en la mejora continua del sistema de compliance. Esto implica revisar regularmente el sistema de compliance y tomar medidas para mejorarlo. Por ejemplo, se pueden realizar revisiones periódicas de políticas y procedimientos, capacitación y entrenamiento del personal y actualizaciones del sistema de gestión de compliance.
Es importante monitorear y hacer seguimiento de las acciones tomadas en el paso de actuar para asegurarse de que sean efectivas y estén logrando los objetivos previstos. Esto puede implicar la revisión de registros y documentación para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y procedimientos establecidos, y la realización de auditorías internas para evaluar el desempeño del sistema de compliance.
