Propuesta ISO 37008:2023
Esta propuesta busca la creación de una especificación técnica ISO que brinde orientación sobre investigaciones internas en organizaciones, con el objetivo de aprovechar mejor los recursos humanos, financieros y otros, establecer políticas y procedimientos para la implementación y realización de investigaciones, mejorar la capacidad de los investigadores, informar interna y externamente los resultados de las investigaciones, y mitigar los riesgos. La especificación proporcionará orientación sobre cómo identificar lo sucedido, las causas raíz, quién llevará a cabo la investigación, cómo llevarla a cabo, los problemas y riesgos, las acciones correctivas y el tratamiento de los riesgos secundarios, cómo informar y cómo prohibir la represalia. Será aplicable a todas las organizaciones en los sectores público, privado y voluntario.
La norma se encuentra actualmente en desarrollo en el marco de ISO/TC 309. El proceso de desarrollo de la norma implica la participación de expertos y representantes de distintos países, quienes trabajan en la elaboración de los requisitos y recomendaciones que conformarán el documento final. Una vez finalizado el proceso de desarrollo, la norma pasará por un proceso de votación, que se llevará a cabo entre el 28 de febrero y el 25 de abril de 2023, para su aprobación y posterior publicación.
Investigaciones internas efectivas
La investigación interna es un proceso importante en la gestión de una organización que busca establecer hechos relacionados con presuntas irregularidades, mala conducta o incumplimiento. Al llevar a cabo investigaciones internas, una organización puede tomar decisiones informadas, comprender las causas fundamentales de las infracciones, evaluar las pérdidas financieras, mitigar la responsabilidad, implementar medidas de mitigación, fortalecer la cultura ética y de cumplimiento de la organización, y tomar decisiones sobre sanciones.
La investigación interna es una parte integral de un sistema de gestión de cumplimiento y puede ayudar a identificar riesgos y diseñar medidas para controlarlos. La falta de capacidad para llevar a cabo investigaciones internas puede tener efectos adversos en una organización, como comprometer su eficacia, reputación y capacidad para detectar y contrarrestar las irregularidades. Para implementar investigaciones internas de manera efectiva, es importante seguir principios como la independencia, confidencialidad, competencia y profesionalismo, objetividad e imparcialidad, y legalidad y cumplimiento de la ley.
La norma ISO 37008:2023 proporciona orientación sobre investigaciones internas dentro de las organizaciones, incluyendo:
Independiente
Una investigación interna debe llevarse a cabo sin la influencia o control de otras personas, eventos o incentivos relacionados con el tema que se está investigando.
Confidencial
Es necesario tratar de manera confidencial y cuidadosa todos los documentos e información obtenidos durante una investigación, incluyendo registros, evidencia e informes. Estos documentos e información deben ser revelados solo cuando sea necesario y los investigadores deben estar al tanto de las leyes y regulaciones aplicables en la materia.
Competente y profesional
La investigación interna debe ser llevada a cabo por investigadores que posean habilidades profesionales, conocimientos, experiencia, actitud y capacidad para asegurar la calidad de su trabajo. Es importante que la investigación se realice con integridad, equidad, honestidad, perseverancia, confianza, inteligencia emocional, buen criterio y diligencia, y que se concluya de manera oportuna.
Objetiva e imparcial
La investigación interna debe ser imparcial, basada en evidencia factual y sin conflictos de interés. Es crucial que la investigación no se vea influenciada por sentimientos personales, interpretaciones subjetivas o prejuicios.
Legal y lícita
Es responsabilidad de aquellos que establecen o llevan a cabo una investigación interna identificar las regulaciones, estatutos y legislación aplicable en todas las jurisdicciones correspondientes con el fin de asegurar la legalidad de la investigación.
Es fundamental que el órgano de gobierno brinde su apoyo al establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua de las investigaciones internas en la organización. Para lograr esto, es necesario que la alta dirección proporcione los recursos adecuados para llevar a cabo estas investigaciones.
Estos recursos pueden ser diversos y no se limitan a personal, financieros, técnicos e infraestructura organizacional. Es decir, pueden ser recursos internos que ya existen dentro de la organización o pueden ser recursos externos contratados para llevar a cabo la investigación.
Es importante tener en cuenta que estos recursos deben ser proporcionados de manera adecuada para garantizar que la investigación se lleve a cabo de manera efectiva y eficiente. Además, la organización debe estar dispuesta a asignar los recursos necesarios para que la investigación pueda llevarse a cabo de manera adecuada y se puedan obtener los resultados esperados.
La organización debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de investigación que:
- Definan el alcance, proceso, responsabilidades y capacidades de los investigadores internos.
- Establezcan una conexión clara con los procedimientos de denuncia o “hablar sin miedo” de la organización.
- Requieran una acción oportuna y apropiada cada vez que se presente una preocupación.
- Garanticen que la investigación se lleve a cabo respetando los derechos de las personas involucradas.
- Faculten y permitan a los investigadores llevar a cabo su trabajo de investigación.
- Requieran la cooperación de todo el personal en la investigación.
- Garanticen que la investigación sea realizada y reportada por personal independiente de la investigación.
- Exijan que los resultados de la investigación, incluyendo cualquier limitación, desafío u otra preocupación, sean adecuadamente documentados, revisados e informados.
- Requieran que la investigación se lleve a cabo de manera confidencial y que la información sólo sea compartida con las personas que necesitan conocerla.
- Exijan que la organización tenga políticas o procesos para detener inmediatamente acciones ilegales, incluso durante una investigación en curso.
- Requieran que las lecciones aprendidas o las recomendaciones surgidas de las investigaciones se utilicen para prevenir la repetición de conductas indebidas.
- Exijan que las políticas y procedimientos sean actualizados regularmente con base en los aprendizajes de las investigaciones internas.
Equipo de investigación
Evaluación preliminar
Determinación del alcance
Planificación de la investigación
Evidencia Entrevistas
Proceso de finalización
Informe de investigación
La norma armoniza las medidas correctivas y de mejora que deben implementarse después de una investigación. Se describe la propuesta de medidas correctivas y de mejora, así como también se detallan las medidas correctivas provisionales que se deben implementar mientras se lleva a cabo la investigación. Se establece un plan final para las medidas correctivas posteriores a la investigación, y se hace hincapié en la proporcionalidad de las medidas correctivas y de mejora. Además, se describe el monitoreo y la aplicación de dichas medidas correctivas para garantizar su efectividad, proporcionalidad y adecuado seguimiento. En resumen, este apartado enfatiza la importancia de implementar medidas correctivas y de mejora después de una investigación, y proporciona recomendaciones para garantizar que dichas medidas sean adecuadas y efectivas.
